PDFelement Construye un Entorno de Servicios Jurídicos en Línea, Centrado en la Privacidad, Seguro y Multiplataforma.
Cuando se trata de notarizar tus documentos importantes, el mayor reto es la necesidad de lidiar con una serie de documentos engorrosos para conseguir la validación legal. Eso significa varios viajes a la oficina del abogado o tener un notario móvil en el lugar que selecciones.
Esto se llama tradicionalmente firma "húmeda" y requiere la participación en persona. Sin embargo, con la legalización de las firmas electrónicas, la modalidad preferida para completar una notarización ha pasado gradualmente a ser la notarización remota en línea: Notarizar tus documentos en línea.
Instantánea
Edad: 66
Ubicación: Estados Unidos
Posición: Notario Remoto en Línea
EL PROBLEMA
Luchando con múltiples formatos de archivo y PDF en capas.
Suzanne Feinberg es una notaria remota en línea de Arizona y puso en marcha su empresa, AZ Roving Notary, en enero de 2019 después de 30 años de estar en el negocio.
En menos de 2 años, la empresa ha crecido hasta incluir 8 notarios contratados de forma independiente, pero hubo un reto importante que su equipo tuvo que superar.
Dice Suzanne: "Mis clientes nos envían documentos en varios formatos y yo tengo que subir estos documentos a una plataforma específica aprobada por el Secretario de Estado de AZ. A veces, tengo que hacer correcciones en los certificados notariales o añadir texto para que el cliente lo rellene en la firma. Y, para que sea compatible con la plataforma que utilizamos, es necesario tener un PDF AMPLIADO. Necesito una solución PDF eficaz y fácil de usar para completar el proceso".
El PDF es genial... pero...
Como notarios en línea a distancia encargados, casi el 95% del negocio se lleva a cabo a través de Internet de acuerdo con las leyes de Arizona. Y nada de esto habría sido posible sin el formato PDF, que mantiene la coherencia y la eficacia de las transacciones. Desde el presupuesto hasta el envío de facturas a los clientes, pasando por la carga de documentos en la plataforma de firmas; desde el procesamiento de documentos hasta su descarga, impresión o distribución, el PDF es el formato utilizado en el flujo de trabajo diario.
Debido a la popularidad de Adobe, Suzanne ha utilizado todos los productos de Adobe en su línea de trabajo. Sin embargo, si los usuarios no pueden realizar las tareas comunes de forma rápida y sencilla, no es muy útil disponer de funciones avanzadas.
Dice: "Acrobat tiene muchas funciones, pero no hay un procedimiento establecido para aplanar el documento, y esto es lo más importante para mí". Además, Suzanne Feinberg también se enfrentó a muchas dificultades cuando utilizaba Acrobat para editar documentos, como por ejemplo para ajustar las fuentes y hacer algunos cambios en los archivos. No había duda de que Suzanne necesitaba encontrar una nueva solución.
EL RESULTADO
Aplanar y Convertir PDF: Una conexión clave para estandarizar documentos para la notarización remota en línea.
Gracias a la recomendación de Google y de otros proveedores de plataformas, Suzanne probó a utilizar PDFelement. Dice que las principales razones para elegir PDFelement fueron la gran experiencia de usuario con la función Aplanar PDF y la rápida respuesta del servicio de atención al cliente.
PDFelement es fácil de instalar. La experiencia del usuario está bien planificada y la asistencia es excelente.
Tres aspectos de PDFelement ayudaron claramente a Suzanne a abrirse paso entre el mar de documentación legal de la que era responsable:
Aplanar PDF de Forma Confiable
Gracias a la función de aplanado, Suzanne puede aplanar varios documentos PDF, anotaciones en los documentos, y archivos PDF de varias capas de los clientes, asegurando que los documentos se conviertan en un formato que pueda ser leído por la impresora para imprimir o guardar. Esto es muy útil para que ella se ocupe de la edición secundaria de los archivos PDF de los clientes, añadiendo o marcando los documentos para las firmas de los usuarios. Suzanne ha podido adaptar todos sus documentos a los requisitos de su sistema en términos de compatibilidad, lo que garantiza en gran medida el buen desarrollo de todo el flujo de trabajo de notarización.
Como comentó Suzanne "su programa tiene realmente una opción de menú para AMPLIAR".
Potentes Capacidades de Conversión
Cuando los clientes no presentaban los documentos en su formato adecuado, Suzanne necesitaba PDFelement para convertirlos en documentos normalizados. Como la función de conversión de PDFelement tiene una alta calidad de conversión, ella puede manejar todas las variedades de tipos de formato que es de los clientes con la seguridad y la velocidad. El formato de conversión incluye Microsoft Office, PDF a imagen, PDF a texto, PDF a ePub, PDF a PDF/A, etc.
Excelente Servicio de Atención al Cliente
Sobre todo, Suzanne quedó impresionada con la capacidad de respuesta del equipo de atención al cliente. Dice: "El programa es fácil de manejar y es muy intuitivo. Las pocas veces que he necesitado ayuda, me han devuelto el correo electrónico con una respuesta pertinente en cuestión de minutos".
Hay muchos segmentos en el servicio jurídico. Los diferentes segmentos tienen la correspondiente usabilidad de PDFelement. Aquí conocerás a una abogada en ejercicio llamada Ilaria Baisi sobre cómo PDFelement le permite sincronizar su práctica eficiente.
Al mismo tiempo que se dedica al trabajo jurídico, Ilaria también, participa en la cooperación de revistas jurídicas y en cursos de formación jurídica. A menudo, tiene que lidiar con un gran número de documentos legales, por lo que realmente necesita herramientas de procesamiento de PDF completas y fáciles de usar, al encontrar la herramienta PDFelement, Ilaria fue capaz de resolver todos sus problemas de manera responsable. Ahora PDFelement ya se ha convertido en una herramienta indispensable para su trabajo diario, así como, para el estudio de actualización.
Instantánea
Edad: 26
Ubicación: Italia
Posición: Abogada
EL PROBLEMA
Siendo una abogada en ejercicio, Ilaria tiene una interacción diaria con una gran cantidad de documentos y papeleo básico, incluyendo libros/artículos, contratos/acuerdos, manuales, propuestas, informes/ensayos, declaraciones, material de estudio/contenido de cursos, etc. "Mi profesión requiere estudiar, anotar y luego compartir con los colegas muchas frases cuyos datos personales deben permanecer permanentemente ocultos". Ilaria necesita una herramienta PDF que pueda satisfacer sus diversas necesidades al mismo tiempo. Antes de utilizar PDFelement, también probó otras herramientas para PDF, "en el pasado he utilizado varias aplicaciones para leer y editar PDF, pero todas no eran lo suficientemente concisas y cómodas para mí".
LA SOLUCIÓN
"Sólo con PDFelement he encontrado una única aplicación que me permite anotar, compilar, firmar y convertir archivos al mismo tiempo y desde un único dispositivo, ahorrando además mucha memoria. Además, me parece muy intuitiva y menos complicada".
Ilaria descubrió PDFelement en el último año de universidad. Ahora, PDFelement forma parte de su rutina diaria, ya que lo utiliza no sólo para la profesión jurídica, sino también, para documentos relacionados con el hogar, facturas, compras, viajes y exámenes médicos.
Uso Multiplataforma en Diferentes Ocasiones
PDFelement ha sido una gran adición a la cartera de Ilaria. Se ha dado cuenta de la disponibilidad de la plataforma en múltiples dispositivos y ha adoptado su uso en consecuencia.
Al principio, adquirió una suscripción para Mac, ya que tomaba notas y trabajaba sólo en la laptop. Después, necesitó más practicidad y prefirió utilizar dispositivos como el Ipad y el Iphone. Como resultado, ella cree que la experiencia de PDFelement en iOS también será aún más flexible y fluida, por lo que también compró una suscripción de iOS.
"Específicamente, uso PDFelement en Mac para ocasiones más formales, como reuniones oficiales o entrevistas con clientes" es lo que Ilaria tenía que compartir cuando se le preguntó cómo trata con su clientela de turno.
PDFelement para iOS ha demostrado ser muy útil para ella en el trabajo a distancia. "Utilizo la versión de iOS en el iPad cuando estoy en el bufete de abogados o en casa y tengo que leer y anotar documentos, o tal vez trabajar en un proyecto y discutir con mis colegas" es lo que dijo sobre su uso de PDFelement para iOS.
Redacción (Censura) de Información Confidencial
Desde que Ilaria se hizo con PDFelement, ha podido ocultar información importante a través de la función redacción de información. Ocultar información confidencial es uno de los principales requisitos de su carrera profesional.
"La función de Censura siempre me ha parecido muy cómoda en Mac". Ilaria menciona que cuando trata con información de algunos clientes, para garantizar la privacidad y la seguridad, algunos datos personales deben permanecer permanentemente ocultos, por lo que la función de censura en PDFelement para Mac es una de sus funciones más utilizadas.
Firma Entre el Abogado y los Clientes
Otra impresionante aplicación práctica que Ilaria pudo inducir en su trabajo profesional fue el uso de firmas electrónicas y digitales. "Mis colegas y yo tenemos que utilizar PDFelement a diario, ya que hoy en día en Italia los procedimientos legales son telemáticos", fue lo que compartió Ilaria cuando se le preguntó con qué frecuencia necesita la función de firma de PDFelement. necesitan compilar y firmar todos los actos de juicio mediante PDFelement, y no sólo eso, Ilaria y sus colegas también dejan que los clientes firmen los contratos a través de PDFelement.
La eficiencia del trabajo promovida con la ayuda de esta función estaba fuera de los límites. La firma de documentos que se enviaban digitalmente a través de los dispositivos se hizo manejable. El proceso completo de firma de documentos entre Ilaria y sus clientes se digitalizó, gracias a PDFelement.
Escanear para Conseguir una Oficina sin Papeles
La era digital consiste en prescindir del papel. Muchas empresas y personas han adoptado con éxito esta ideología y han trasladado su trabajo a un entorno completamente sin papel. Ilaria deseaba llegar a una situación similar, ya que estaba especialmente cansada de la rutina diaria de utilizar impresoras y escáneres para su trabajo. Deseaba utilizar la mínima cantidad de libros de papel y PDFelement la ayudó a conseguirlo.
"Ya no utilizo impresoras ni escáneres, compro menos libros de papel y tengo más espacio para otros artículos. Por último, pero no por ello menos importante, contribuyo a proteger el planeta". Comentó sobre la función de escaneo de PDFelement.
EL RESULTADO
"PDFELEMENT ha mejorado mucho mis técnicas de trabajo y ha reducido a la mitad mi tiempo de estudio. " Dijo Ilaria.
Ilaria es un usuario muy típico que utiliza la multiplataforma PDFelement. Uno de los factores más destacados por ella es la autonomía y la diversidad que ofrece PDFelement. Al contar con la ayuda de la herramienta en diferentes dispositivos, puede utilizarla a su gusto. Para ella, PDFelement es la herramienta perfecta. Mientras tanto, ella viene con sus valiosas sugerencias donde exclama que "Me gustaría obtener una mejora de las herramientas para anotar documentos y traer más para ella y todos los clientes valiosos en un futuro próximo".
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