Passez à la dématérialisation pour améliorer votre flux de travail documentaire
Passez d’un processus papier à un flux de travail numérique. Numérisez des documents papier et enregistrez-les sous forme de fichiers PDF dans le cloud ou sur un disque dur. Rationalisez votre processus de gestion des données en numérisant les documents papier, tels que les factures, les reçus, les déclarations de revenus, etc.
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Pourquoi passer au zéro papier ?
Réduit les coûts
Réduisez le coût du papier, des fournitures d’impression, des espaces de stockage, du courrier et de l’expédition. L’étude de l’Environmental Protection Agency des États-Unis suggère que les solutions zéro papier permettent d’économiser 80 $ par employé.
Améliore la collaboration
Rationalise le flux de travail de l’entreprise. La gestion des documents numériques joue un rôle important dans la collaboration de contenu, en particulier dans l’environnement de travail à distance.
Respectueux de l’environnement
La dématérialisation présente des avantages environnementaux importants. Les solutions de bureau zéro papier réduisent les impacts sur l’environnement et diminuent l’empreinte carbone et la consommation d’énergie.
Augmente l’efficacité
Le flux de travail numérique réduit les erreurs humaines en éliminant les fautes de frappe et autres erreurs. Épargnez aux employés des tâches fastidieuses et redéployez-les vers d’autres tâches plus productives.
Renforce la sécurité
Contrôlez l’accès à vos informations sensibles. Utilisez le système le plus avancé pour stocker et sauvegarder vos données. Garantissez la sécurité des documents, une conformité facile et une récupération rapide des données.
Accès simplifié
Permet aux employés d’accéder aux fichiers à tout moment et en tout lieu. Fournissez un suivi rapide des fichiers en tapant simplement le nom des documents que vous recherchez et en les trouvant rapidement et facilement.
Les meilleurs outils de leur catégorie pour faciliter les
flux de travail zéro papier.
Qu’est-ce que les salles de classe avec zéro papier ?
Dans une classe avec zéro papier, tous les documents papier (manuels, devoirs, relevés de notes) sont remplacés par des documents numériques. Les enseignants et les élèves utilisent des ordinateurs, des tablettes et d’autres outils numériques pour accéder aux leçons et aux notes en ligne et effectuer toutes les tâches d’enseignement / apprentissage électroniquement et numériquement.
Utilisez des outils PDF pour faciliter les salles de classe avec zéro papier.
Organisez le PDF : Utilisez les outils PDF pour faciliter la dématérialisation des salles de classe.
Convertissez en PDF : Convertissez des documents de classe de différents formats en PDF sans perdre le formatage d’origine. Changez les diapositives PPT en livres électroniques PDF pour les partager avec les étudiants en ligne.
« J’ai souvent besoin de réviser les travaux de mes étudiants - en annotant des commentaires, en modifiant du texte, en déplaçant des pages, etc. J'ai trouvé que PDFelement peut faire toutes les choses compliquées. »
—— Ayla, Enseignante
Qu’est-ce qu’un bureau avec zéro papier ?
Un bureau avec zéro papier est un environnement de travail qui minimise les procédures papier et s’appuie plutôt sur des documents numériques. Certaines organisations préfèrent le terme « papier léger », car la dépendance au papier persiste en raison des exigences de processus ou de conformité. Si les fichiers papier ne peuvent pas être complètement éliminés de l’entreprise, les entreprises sont disposées à créer une culture de l’économie de papier en réduisant la quantité de papier utilisé.
Deux des meilleures solutions de bureau avec zéro papier.
OCR PDF :Reconnait le texte sur des images ou des PDF numérisés pour convertir les documents de données client photographiés dans un format lisible par machine. Recherchez et modifiez ces documents pour faciliter la gestion et l’analyse des données collectées.
Formulaire PDF : Utilisez la fonction Reconnaître le formulaire de PDFelement pour créer automatiquement des questionnaires interactifs et des formulaires d’enquête. En un seul clic, créez un formulaire PDF à remplir que les clients et les visiteurs du site Web qui seront impatients de le remplir.
« Utilisez la fonction OCR PDF pour convertir les numérisations PDF en fichiers interrogeables, pour les enregistrer en formats modifiables Office afin de gérer et de catégoriser différents types de données collectées. »
—— Preston, programmeur
Passez au zéro papier grâce à un flux de travail financier automatisé.
La finance avec zéro papier fait référence à un processus de transaction entièrement électronique sans papier. La dématérialisation aide les services comptables à rationaliser les procédures de travail, à effectuer un suivi transparent et facile des transactions, à réduire les taux d’erreur et à éliminer le stockage des fichiers. Avec l’utilisation d’un système sans papier, les institutions financières sont censées réduire leurs dépenses d’exploitation.
Passez au zéro papier dans les institutions financières avec les outils PDF.
Signer un PDF : Signez rapidement et en toute sécurité des contrats PDF, des factures, des formulaires bancaires et de nombreux autres documents sur n’importe quel appareil, à tout moment et en tout lieu. Avec le flux de travail numérique, éliminez les erreurs de document telles que les signatures manquantes et les données de transaction.
Extraire les données PDF : Avec les puissantes fonctions OCR et Capture, PDFelement vous permet d’extraire des formulaires et de capturer du texte basé sur des images pour numériser des reçus, des factures, des grands livres comptables et d’autres documents financiers.
« Je suis comptable et nous passons des dossiers papier à l’électronique. Cela rend la création, la combinaison, l’extraction et l’édition de fichiers PDF très importantes. »
—— Joey, comptable
Qu’est-ce qu’un flux de travail avec zéro papier dans l’édition ?
L’édition dématérialisée ou l’édition électronique est la nouvelle branche de l’industrie de l’édition où les livres électroniques et les magazines numériques sont publiés sans forme imprimée de pages physiques. La publication numérique a une empreinte carbone plus faible, ce qui la rend supérieure aux livres imprimés.
Outils PDF pour faciliter la publication avec zéro papier.
Convertir PDF : Convertissez des fichiers PDF en documents Word, Excel et PPT modifiables, en préservant toutes les polices et la mise en forme d’origine. Même les PDF numérisés peuvent être convertis en texte modifiable avec OCR.
Modifier un PDF : Modifiez des brouillons de livres, ajoutez des liens et insérez des formes et d’autres éléments dans les pages PDF. PDFelement dispose de tous les outils essentiels nécessaires au traitement de texte, vous permettant de créer et d’éditer des manuscrits PDF.
« Lors de l’édition de livres et de magazines, je peux utiliser PDFelement pour ajouter des notes à bulles au brouillon et éditer directement les documents PDF que les rédacteurs m’ont envoyés. »
—— Joey, comptable
Qu’est-ce qu’un cabinet d’avocats avec zéro papier ?
Un cabinet d’avocats avec zéro papier est une pratique juridique qui conserve un minimum de copies papier des documents qui doivent être stockés et manipulés. Au lieu d’imprimer tous les documents, les cabinets d’avocats avec zéro papier passent au numérique en convertissant leurs fichiers papier en documents électroniques.
Passez à un cabinet d’avocats avec zéro papier pour améliorer votre efficacité avec les outils PDF.
Modifier un PDF : Modifiez des documents juridiques et ajoutez des annotations aux textes avec PDFelement, au lieu d’utiliser des notes autocollantes physiques pour réduire le travail manuel. Compilez plusieurs fichiers ensemble et recherchez des informations importantes à partir de nombreux documents de preuve en un seul clic.
Formulaire PDF : Convertissez rapidement des documents Word en formulaires PDF remplissables, créez facilement des horaires pour les bureaux. Ajoutez des champs interactifs dans les formulaires PDF émis par les tribunaux pour les rendre plus conviviaux et efficaces.
« Convertissez rapidement des documents Word en formulaires PDF remplissables, créez facilement des horaires pour les bureaux. Ajoutez des champs interactifs dans les formulaires PDF émis par les tribunaux pour les rendre plus conviviaux et efficaces. »
—— Bethany, responsable des affaires juridiques
Qu’est-ce qu’un gouvernement avec papier ?
Dans un gouvernement entièrement sans papiers, tous ses processus internes et ses services en contact direct avec la clientèle sont numérisés, et les papiers sont éliminés pour toutes les procédures et transactions gouvernementales.
Outils PDF pour faciliter la gouvernance avec zéro papier.
Formulaire PDF : Créez un modèle avec des champs de formulaire classifiés pour les formulaires de demande destinés aux clients. Ajoutez des champs de signature numérique, des boutons, des boîtes et des champs de texte pour faciliter le remplissage des formulaires par les clients.
Conversion par lots : Créez un modèle avec des champs de formulaire classifiés pour les formulaires de demande destinés aux clients. Ajoutez des champs de signature numérique, des boutons, des boîtes et des champs de texte pour faciliter le remplissage des formulaires par les clients.
« J’utilise PDFelement pratiquement tous les jours. Éditer et annoter des accords et des SOP dans .pdf, en plus il peut effectuer les mêmes tâches sur le téléphone. »
——Vanessa, administratrice de service
Flux de travail sans papiers.
Allez-vous passer en travail sans papiers ?
Modèles zéro papier gratuits.
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Lettre de la ville moderne
Affiche technologique
Planificateur quotidien
Affiche sur l’éducation des étudiants
Planificateur bleu
Affiche d’entreprise
CV paradis gris
CV sombre simple
Questions-réponses zéro papier
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Comment puis-je me passer de papier à la maison ?
Il faut du temps pour réduire le nombre de papiers à la maison et enfin éliminer tous les papiers. Par conséquent, vous devrez être persévérant et patient pour passer à zéro papier à la maison. Nous vous donnons 7 conseils ci-dessous pour vous aider à créer une maison avec zéro papier.
- Faites don de votre imprimante.
- Participez à des programmes de recyclage du papier.
- Numérisez vos documents.
- Inscrivez-vous aux relevés électroniques et aux factures électroniques.
- Passez des livres physiques aux livres électroniques et aux magazines numériques.
- Utilisez des smartphones ou des tablettes pour prendre des notes.
- Signez électroniquement vos documents au lieu d’utiliser les signatures traditionnelles à l’encre humide.
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Quels sont les avantages d’un bureau avec zéro papier ?
Les principaux avantages d’un bureau avec zéro papier sont les suivants :
- Améliorez la collaboration entre les employés avec des documents numériques.
- Économisez de l’espace de stockage.
- Économisez du temps et de l’argent sur l’impression.
- Améliorez l’efficacité du travail grâce à un suivi facile des documents.
- Réduisez les erreurs humaines grâce à un flux de travail plus automatisé.
- Assurez la sécurité des documents.
- Réduit l’empreinte carbone.
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Comment organiser les fichiers dématérialisés ?
Veuillez suivre ces 5 étapes pour organiser vos dossiers dématérialisés :
- Utilisez un serveur ou un document cloud pour enregistrer vos fichiers.
- Nommez systématiquement les fichiers.
- Catégorisez les documents de manière stratégique.
- Chiffrez votre système de stockage de fichiers avec des mots de passe.
- Utilisez un logiciel de gestion de fichiers au besoin.
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Comment la dématérialisation aide-t-elle l’environnement ?
Voici les 4 avantages environnementaux de la dématérialisation :
- Réduit la consommation d’énergie.
- Réduit les déchets de papier mis en décharge.
- Économise l’eau utilisée dans la fabrication de produits liés au papier.
- Sauve nos forêts.
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Quelle est la meilleure façon de stocker des documents électroniquement ?
Voici les 3 meilleures façons de stocker des documents électroniquement :
Enregistrez vos fichiers sur un disque dur portable et conservez le disque dans un endroit sûr pour éviter le piratage.
Stockez vos documents sur le disque dur de votre ordinateur pour une gestion rapide et facile.
Enregistrez des documents dans un cloud en ligne, comme Google Drive, Wondershare Document Cloud, etc. pour y accéder à tout moment et n’importe où.
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Comment convertir du papier en numérique ?
PDFelement vous permet de numériser facilement un document papier. Ouvrez le programme PDFelement sur votre ordinateur et cliquez sur le bouton « Create PDF » > « From Scanner ». Placez le document papier dans votre scanner, modifiez les paramètres dans la fenêtre contextuelle « Scan » et cliquez sur « Scan ». Ainsi, vous avez créé une version numérique du fichier. Vous pouvez également utiliser la fonction OCR de PDFelement pour reconnaître le texte du document.
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